Die mittelalterlichen Städte waren nie souverän, höchstens autonom. Denn jede deutsche Stadt hatte einen Stadtherrn. In den königlichen Städten, später Reichsstädte genannt, war es der Kaiser oder König, in den Bischofsstädten waren es die Erzbischöfe oder Bischöfe und in den landesherrlichen Städten die Landesfürsten.
Im Hochmittelalter hatten die geistlichen und weltlichen Stadtgründer die Verwaltung und das Gerichtswesen ihrer neuen Städte ihren Schultheißen überlassen. Die Bürger mußten sich in Eidgenossenschaften ihre Rechte gegenüber dem jeweiligen Stadtherren erst hart erkämpfen. Aber die Bürgerversammlungen selbst blieben nur für kurze Zeit das ausschlaggebende Organ der sich bildenden Stadtgemeinde. Denn schon früh gelangte die Stadtverwaltung unter den Einfluß der bürgerlichen Oberschicht. Und so bildeten sich als bedeutende städtische Behörden im Laufe der Stadtgeschichte das Schöffenkollegium und der Rat heraus.
Das Schöffenkollegium, das seit dem 11. Jh. in den Städten entstanden und ursprünglich mit der Rechtspflege beauftragt worden war, verwaltete schließlich zusammen mit dem Schultheißen die Stadt. Das in der Regel zwölf Mitglieder umfassende Kollegium wurde von den Bürgern anfänglich auf Lebenszeit gewählt. Später durften sie jedoch in einigen Städten nur ein Jahr lang in ihrem Amt walten. Im 12./13. Jh. übernahmen sie zusammen mit dem neu aufgekommenen Rat die Verwaltungsaufgaben der Stadt. In einigen Städten waren das Schöffenkollegium und der Rat identisch, so daß es hier keine zwei städtischen Organe der Selbstverwaltung gab.
Gegen Ende des Hochmittelalters wurde der Rat schließlich das oberste Selbstverwaltungsorgan der mittelalterlichen Stadt. Wie im Schöffenkollegium waren die Mitglieder Angehörige der Oberschicht. Die Ratsherren wurden jedoch nur selten von der Stadtgemeinde gewählt. Oft nahmen die Herren unter sich die Neubesetzung leerer Ratsstühle vor. Otto Normalverbraucher konnte sich schon finanziell nicht leisten, diese Stadtämter zu übernehmen. Denn sie waren Ehrenämter, d.h. sie wurden unentgeltlich ausgeführt. Nur die Aufwandsentschädigungen und Kosten, die im Dienste der Stadt entstanden, bekam man zurückerstattet.
Das Ratskollegium setzte sich aus meistens 12, in großen Städten zuweilen auch aus 24 gleichberechtigten Ratsherren zusammen.
Ein Ratswechsel fand in der Regel einmal im Jahr statt. Der bisher regierende Rat trat dann ab und wurde zum ruhenden Rat, um nach einem Jahr, in einigen Städten erst nach mehreren Jahren, wieder die Amtsgeschäfte zu übernehmen. Der Wechsel war aus finanziellen Gründen notwendig, denn die Ratsherren mußten sich als Kaufleute auch um ihre Geschäfte kümmern können. Der scheidende Rat war verpflichtet, Rechenschaft über seine Amtsgeschäfte und seine Amtsführung abzulegen. Die Aufgaben des Rates waren folgende:
- Zusammenrufen der Bürgerversammlung (meistens einmal im Jahr);
- Einstellung der städtischen Bediensteten wie Stadtschreiber, Stadtknechte, Torwächter, Türmer und Stadtpfeifer;
- Aufnahme neuer Bürger in die Gemeinde;
- Beaufsichtigung von Zünften und Gilden;
- Verleihung von Zunftprivilegien und Statuten;
- Überwachung von Maß und Gewicht und Bestrafung bei dessen Mißachtung;
- Erlaß von Verordnungen;
- Ergänzung und Weiterentwicklung des Stadtrechtes;
- Kontrolle der Güte und Preise der Lebensmittel;
- Ausübung der Polizeigewalt und damit verbunden die Überwachung der inneren Ordnung;
- Repräsentation der Stadt;
- Errichtung und Unterhaltung der Stadtmauer und Verteidigung der Stadt, eventuell auch Anwerbung von Söldnertruppen;
- Verwaltung des gesamten städtischen Vermögens (Grundbesitz und kommunale Einrichtungen wie Ratswaage, Ratskeller, Brauhaus, Badestube);
- Erhebung von direkten und indirekten Steuern (die Bede, die Kopfsteuer und das "Ungelt")
- und Verwaltung des Zoll- und Münzwesens.
Den Vorsitz im Rat führte der Bürgermeister, dem ein bis drei Kollegen zur Seite stehen konnten. Er wurde von den Ratsherren gewählt und waltete ein Jahr seines Amtes. Zu seinen Aufgaben gehörte es, die im Stadtrat nach dem Mehrheitsprinzip gefaßten Beschlüsse auszuführen, das Stadtsiegel als Zeichen der Handlungs- und Rechtsfähigkeit der Stadt zu führen und die Schlüssel der Stadttore aufzubewahren. Als Bürgermeister mußte er zudem für die Sicherheit in seiner Stadt sorgen, Stadtfrieden gebieten und als Richter im städtischen Gericht auftreten.
Über die Arbeitsweise des Kölner Stadtrates gibt deren Ratsordnung von 1341 folgende Auskunft:
"Die 15 Herren des engen Rats und die zwei Bürgermeister sollen schwören, der Mehrheit zu gehorchen, Gesetze und Verträge zu lesen und zu halten. Sie sollen drei Tage in der Woche Rat halten. Wer die gesamte Zeit anwesend ist, erhält dafür 4 Pfennig. Ehe das Jahr um ist, sollen die 15 Herren andere 15 wählen von den Geschlechtern (Patriziern) oder sofern jemand keinen hat, dann aus einem anderen Geschlecht. Wer gewählt ist, darf erst im vierten Jahr wiedergewählt werden. Ist ein Amt frei geworden, soll der enge Rat in geheimer Wahl einen neuen Amtsinhaber wählen. Alle Punkte, die der Rat behandelt, sollen in einem Protokollbuch aufgeschrieben werden, auch wie sich die Mehrheit entschieden hat. Wer das, was im Rat behandelt wird, in der Stadt heimlich preisgibt, soll nicht mehr in den Rat kommen. Der scheidende weite Rat soll darauf achten, daß seine 82 Mitglieder, die aus einzelnen Kirchenbezirken stammen, andere 82 wählen, von denen jeder älter als 20 Jahre sein soll." (in: Geschichte für morgen 2, ebenda, Frankfurt am Main, 19856, S. 93)
Wie dieser Quelle zu entnehmen ist, gab es in einigen mittelalterlichen Städten auch zwei Räte: einen engen und einen weiten Rat, teilweise auch innerer und äußerer Rat genannt. Der enge Rat entspricht dem bisher behandelten Rat. Der weite Rat hatte nicht nur weitaus mehr Mitglieder, sondern durfte sich zudem nur mit untergeordneten Aufgaben beschäftigen und besaß auch keine Entscheidungsbefugnisse.